Nebenkostenabrechnung prüfen – 5 häufige Fehler
Die Nebenkostenabrechnung sorgt jedes Jahr für Diskussionen zwischen Vermietern und Mietern. Studien zeigen: Jede zweite Abrechnung enthält Fehler! Als professionelle Hausverwaltung erklären wir die häufigsten Fallstricke und wie Sie diese vermeiden.
Die 5 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung
1. Falsche Umlageschlüssel
Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Häufige Fehler:
- Abrechnung nach Wohnfläche, obwohl im Mietvertrag Personenzahl vereinbart ist
- Verwendung veralteter Flächenangaben
- Wechsel des Umlageschlüssels ohne Zustimmung der Mieter
Tipp: Der Umlageschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche als Standard.
2. Nicht umlagefähige Kosten
Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Folgende Positionen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung:
- Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Bankgebühren)
- Instandhaltungsrücklagen
- Reparaturkosten (außer Wartung)
- Leerstandskosten
Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten 17 Kostenarten.
3. Verspätete Zustellung
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Verpasst der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen – der Mieter muss aber trotzdem ein eventuelles Guthaben erhalten.
4. Fehlende Belegeinsicht
Mieter haben das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Wird dieses Recht verweigert, kann der Mieter die Nachzahlung zurückhalten, bis die Einsicht gewährt wird.
5. Rechnerische Fehler
Klingt banal, kommt aber häufig vor: Falsche Additionen, Rundungsfehler oder die Verwechslung von Brutto- und Nettobeträgen. Prüfen Sie jede Position mit dem Taschenrechner nach!
Checkliste: So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung
- ✅ Stimmt der Abrechnungszeitraum (genau 12 Monate)?
- ✅ Wurde die 12-Monats-Frist für die Zustellung eingehalten?
- ✅ Sind nur umlagefähige Kosten enthalten?
- ✅ Stimmt der vereinbarte Umlageschlüssel?
- ✅ Sind die Vorauszahlungen korrekt angerechnet?
- ✅ Stimmen die Rechenoperationen?
- ✅ Wurden die Gesamtkosten plausibel im Vergleich zum Vorjahr?
Professionelle Hausverwaltung vermeidet Fehler
Bei der ImmoSprint GmbH erstellen wir Nebenkostenabrechnungen fristgerecht, transparent und fehlerfrei. Unser digitales Eigentümerportal ermöglicht jederzeit Einsicht in alle Belege und Abrechnungen – für Eigentümer und Mieter gleichermaßen.
Wir verwalten Objekte in Iserlohn, Hagen, Hemer, Menden und Dortmund.
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